สำหรับการสร้างปุ่ม มันก็มีเครื่องมืออยู่ตามภาพที่แสดงไว้ด้านบนนะครับ click แล้วก็มากำหนดขนาดของปุ่มได้เลย ในกรณีนี้ผมจะสร้างปุ่มเพื่อทำการเพิ่มใบเสนอราคาใบใหม่ นะครับ
เมื่อลากขนาดของปุ่มแล้วปล่อย mouse มันก็ถามต่อเลยว่า จะให้ทำอะไรเมื่อ click ที่ปุ่มนี้ อันบนสุดนั้น เป็นค่าเริ่มต้น คือไม่ทำอะไรเลย ใช้ในกรณีที่ท่านต้องการสร้างปุ่มไว้ก่อน แต่ยังไม่รู้ว่าจะให้มันทำอะไรหน่ะ
แต่ผมจะให้มันทำเลย จึงเลือกคำสั่งให้มัน ซึ่งคำสั่งในการสร้าง record ใหม่นั้น ก็คือ New Record / Request ครับ เลือกได้แล้วก็ ok จากนั้น ก็ให้พิมพ์ชื่อปุ่มต่อได้เลย ดูตัวอย่าง
มีเรื่องการเลือกสีให้ปุ่ม พร้อมกับการตั้งค่าอื่นๆ ด้วยนะครับ ทำได้โดยการ click ขวาที่ตัวปุ่มเลย แล้วก็เลือกตามตัวอย่าง มี floating box อันหนึ่งที่อยากให้เปิดไว้ก็คือ object info ครับ มีประโยชน์มากในการปรับขนาดของปุ่มโดยละเอียด
ในตัวอย่างผมทำการสร้าง 4 ปุ่มที่จำเป็นนะครับ ได้แก่ปุ่มเพิ่ม record ปุ่ม delete record ปุ่มค้นหา และ ปุ่มเรียงลำดับ สำหรับคำสั่งที่ใส่ให้แต่ละปุ่มเป็นดังนี้
- ปุ่ม "สร้างใบเสนอราคาใหม่" ใช้คำสั่ง New Record / Request
- ปุ่ม "ลบใบเสนอราคา" ใช้คำสั่ง Delete Record / Request
- ปุ่ม "ค้นหาใบเสนอราคา" ใช้คำสั่ง Enter Find Mode
- ปุ่ม "เรียงลำดับ" ใช้คำสั่ง Sort Records
จะเห็นได้ว่า มีคำสั่งให้เลือกเยอะแยะมากมายไปหมด วิธีดูว่าแต่ละคำสั่งทำอะไรบ้าง ให้ดูที่ Help ของโปรแกรมครับ เพราะผมก็ไม่อาจจะรู้ได้ทั้งหมดเหมือนกันว่า ทุกคำสั่งทำอะไรบ้าง เอาที่ได้ใช้ก็แล้วกัน รู้มากยากนานน่อ
เมื่อใส่คำสั่งให้ครบทุกปุ่มแล้ว มันก็ยังไม่พร้อมให้ทดสอบ เนื่องจากว่า เรายังไม่มีข้อมูลในฐานข้อมูลของลูกค้าเลย ดังนั้น จึงต้องเข้าไปป้อนข้อมูลในฐานข้อมูลของลูกค้าก่อนนะครับ
อย่างแรกก็ให้ทำการเปลี่ยน mode ให้เป็น mode browse ก่อน จากนั้นก็ทำการเปลี่ยน table ไปที่ table customer
แล้ว layout มันก็เปลี่ยนไปที่ customer แต่เรายังจะไม่ออกแบบ layout ให้ table customer ที่เราต้องทำก็คือ จะใส่ข้อมูลด่วน โดยการเปลี่ยน การ view จาก view as form ไปเป็น view as table แทน
เมื่อเปลี่ยนการ view เป็น table ก็จะได้ผลดังรูปด้านล่าง ก็ให้ทำการจัดเรียงลำดับของข้อมูลก่อน - หลัง โดยการจับ column ที่ต้องการแล้วก็เลื่อนไปเลย
ถ้าสังเกตุให้ดี โปรแกรมจะมีปุ่มสำหรับการสร้าง ลบ ค้นหา และเรียงลำดับไว้โดยที่เราไม่ต้องสร้างปุ่มเลย แต่ผมอยากบอกวิธีสร้างปุ่มเท่านั้นเองง่ะ
คราวนี้ก็ถึงคราวมาเพิ่ม record แล้วหล่ะ อย่างแรกก็กดที่ปุ่ม New Record แล้วก็ทำการพิมพ์ข้อมูลลงไป ให้ครบทุกช่อง แต่เข้าใจว่า ส่วนใหญ่แล้วเราอาจจะมีข้อมูลของลูกค้าเก็บเป็น excel file อยู่ ถ้าไม่มีก็สมมุติว่ามีก็แล้วกัน .. สมมุติว่ามีการเก็บข้อมูลใน excel เป็นรูปแบบดังนี้
แบบว่า ก็โปะเชะเลย ... File maker Pro สามารถที่จะนำเข้าข้อมูลจาก excel file ได้เลย ... ที่ต้องทำก็แค่ตั้ง column ของ excel ให้ตรงกับ field ในฐานข้อมูลของเราเท่านั้นเอง ดูตัวอย่าง
อย่างแรกก็ให้ทำการเลือก File --> Import Records --> File
จากนั้นก็ให้เราทำการเลือก file excel ที่บรรจุข้อมูลของลูกค้าอยู่
เมื่อเลือกได้แล้ว ก็กด open เลย filemaker ก็จะถามว่า จะเอาข้อมูลไหน load เข้า field ไหนดังรูปข้างล่าง
จะเห็นได้ว่า ฝั่งทางด้านซ้ายคือข้อมูลจาก excel file ข้อมูลแรกที่เห็นคือชื่อ column ใน file maker ข้อมูลฝั่งทางขวาคือ field ใน table customer ของเรา หลักการก็คือ เอาข้อมูล load ลงให้ถูก field ก็แล้วกัน ในตัวอย่าง ผมเรียงลำดับของ column มาแล้ว ก็เลยแล้วไป .. เรียกว่าตรงกันพอดี .. ไม่ต้องทำอะไร .. แต่ก็ยังมีทีให้ทำเล็กน้อย ตรงด้านล่างผม check ถูกไว้ที่ Don't import first record ... ก็เพื่อ บอกให้ filemaker pro ว่า ไม่ต้องเอาหัวข้อของ colume import เข้าไปด้วย แบบว่า ไม่ต้องการหน่ะ
เอ้า พร้อมแล้วก็ import โลด
เมื่อ import เข้ามาแล้ว filemaker ก็จะรายงานว่ามี record import เข้ามาเท่าไร จะเห็นได้ว่า ข้อมูลจริงๆ มีแค่ 3 record มันดันเอา record เปล่ามาอีกเพียบ ดังนั้นจึงต้องต่อด้วยการลบ record เปล่า ตามนี้
อย่างแรก สั่งค้นหา record ที่มีข้อมูลก่อน โดยการกดที่ปุ่ม Find ด้านบน แล้วก็พิมพ์เครื่องหมาย ดอกจัน ไปที่ column ของชื่อลูกค้า จากนั้นก็กด perform find จากปุ่มด้านบนเช่นกัน
filemaker ก็จะรายงานว่า เจอข้อมูลกี่รายการ จากทั้งหมดกี่รายการ
จากรูปด้านบนจะเห็นว่าเจอทั้งหมด 4 record จากทั้งหมด 45 record เท่ากับว่า มี 41 record ที่เป็น record เปล่า ดังนั้น เราจึงต้องสั่งให้ filemaker แสดง record จำนวน 41 record ที่เป็น record เปล่านั้น โดยการเลือกที่คำสั่ง Show Omitted Only มันก็จะแสดง record กลับกันให้
เมื่อแสดง record กลับกันแล้่ว จะเห็นว่า มันเจอ 41 record จากทั้งหมด 45 record ซึ่งเป็น record เปล่าๆ จึงต้องลบทิ้งให้สิ้นซาก ... ก็ให้ทำการเลือกคำสั่งอันตรายชื่อว่า Delete Found Records ซึ่งคำสั่งนี้จะทำการลบ record ทั้งหมด ที่มันแสดงอยู่นี่ออกหมดเลย จึงจัดเป็นคำสั่งที่อันตรายมาก เพราะว่า filemaker pro หากเราได้ทำการยืนยันว่า ลบ เลย จะไม่มีทางกู้ข้อมูลกลับมาได้โดยเด็ดขาดนะครับ จึงต้องระวังเรื่องการใช้งานให้ดี ให้แน่ใจว่าเรารู้ว่าเราต้องการจะลบอะไร ...
คำสั่งเกี่ยวกับการลบทั้งหมด filemaker จะให้ยืนยันเสมอเพื่อป้องกันการลบโดยไม่ตั้งใจ แต่ถึงกระนั้น ก็ยังมีการมั่วอยู่ดี .. อันนี้ ก็ตัวใคร ตัวมันนะครับ
เมื่อลบแล้ว เราก็จะเหลือข้อมูลที่เราต้องการ จากนั้นก็พร้อมทดสอบแล้ว ให้เรากลับไปยัง table order โดยการเลือกชื่อ table จาก layout list ได้เลย
